الابلاغ عن المخالفات

الابلاغ عن المخالفات

المحتويات
1- مقدمة
2- النطاق
3- المخالفات
4- الضمانات
5- إجراءات الإبلاغ عن مخالفة
6- معالجة البلاغ
7- ملحق : نموذج إبلاغ عن مخالفة

1- مقدمة

توجب سياسة وإجراءات الإبلاغ عن المخالفات ( ويشار إليها فيما بعد السياسة ) لجمعية البر الخيرية بالدليمية ويشار إليها فيما بعد الجمعية ، على أعضاء مجلس الإدارة والمسئول التنفيذي وموظفي ومتطوعي الجمعية الالتزام بمعايير عالية من الأخلاق الشخصية أثناء العمل وممارسة واجباتهم ومسؤولياتهم . وتتضمن هذه السياسة أن يتم الإبلاغ في وقت مبكر عن أي مخالفة أو خطر جدي أو سوء تصرف محتمل قد تتعرض له الجمعية أو أصحاب المصلحة أو المستفيدين ومعالجة ذلك بشكل مناسب كما يجب على كافة من يعمل لصالح الجمعية مراعاة قواعد الصدق والنزاهة أثناء أداء مسؤولياتهم والالتزام بكافة القوانين واللوائح المعمول بها . تهدف هذه السياسة إلى تشجيع كل من يعمل لصالح الجمعية للإبلاغ عن أية مخاطر أو مخالفات وطمأنتهم إلى أن القيام بهذا الأمر امن ومقبول ولا ينطبق على أي مسؤولية .

2- النطاق

تطبق هذه السياسة على جميع من يعمل لصالح الجمعية سواء كانوا أعضاء مجلس إدارة أو مسئولين تنفيذيين أو موظفين أو متطوعين أو مستشارين بصرف النظر عن مناصبهم في الجمعية ، وبدون أي استثناء . ويمكن أيضا لأي من أصحاب المصلحة من مستفيدين ومانحين ومتبرعين وغيرهم الإبلاغ عن أية مخاطر أو مخالفات .

3- المخالفات

تشمل الممارسات الخاطئة أي مخالفات جنائية أو مالية أو الإخلال بأي التزامات قانونية أو تشريعية أو متطلبات تنظيمية داخلية أو تلك التي تشكل خطرا على الصحة أو السلامة أو البيئة 
وتشمل المخالفات التي يتوجب الإبلاغ عنها . على سبيل المثال لا الحصر ما يلي :
• السلوك غير القانوني ( بما في ذلك الرشوة أو الفساد ) أو سوء التصرف .
• سوء التصرف المالي ( بما في ذلك ادعاء النفقات الكاذبة ، أو إساءة استخدام الأشياء القيمة ، عمليات غسيل الأموال أو دعم لجهات مشبوهة )
• عدم الإفصاح عن حالات تعارض المصالح ( مثل استخدام شخص منصبه في الجمعية لتعزيز مصالحه الخاصة أو مصالح الآخرين فوق مصلحة الجمعية )
• إمكانية الاحتيال ( بما في ذلك إضاعة ، إخفاء أو إتلاف الوثائق الرسمية )
• الجرائم الجنائية المرتكبة ، أو التي يتم ارتكابها أو التي يحتمل ارتكابها أيا كان نوعها .
• عدم الالتزام بالسياسات وأنظمة وقواعد الرقابة الداخلية أو تطبيقها بصورة غير صحيحة .
• الحصول على منافع أو مكافآت غير مستحقة من جهة خارجية لمنح تلك الجهة معاملة تفضيلية غير مبررة .
• الإفصاح عن معلومات سرية بطريقة غير قانونية .
• التلاعب بالبيانات المحاسبية .
• تهديد صحة الموظفين وسلامتهم .
• انتهاك واعد السلوك المهني والسلوك غير الأخلاقي .
• سوء استخدام الصلاحيات أو السلطات القانونية .
• مؤامرة الصمت أو التستر فيما يتعلق بأي من المسائل المذكورة أعلاه .

4- الضمانات

تهدف هذه السياسة إلى إتاحة الفرصة لكل من يعمل لصالح الجمعية للإبلاغ عن المخالفات وضمان عدم تعرضهم للانتقام أو الإيذاء نتيجة ذلك . وتضمن السياسة عدم تعرض مقدم البلاغ لخطر فقدان وظيفته أو منصبه أو مكانته الاجتماعية في الجمعية ولأي شكل من أشكال العقاب نتيجة قيامه بالإبلاغ عن أية مخالفة . شريطة أن يتم الإبلاغ عن المخالفة بحسن نية وأن تتوفر لدى مقدم البلاغ معطيات اشتباه صادقة ومعقولة ولا يهم إذا اتضح بعد ذلك بأنه مخطئ .
من أجل حماية المصلحة الشخصية للمبلغ فان هذه السياسة تضمن عدم الكشف عن هوية مقدم البلاغ عند عدم رغبته في ذلك ما لم ينص القانون على خلاف ذلك . وسيتم بذل كل جهد ممكن ومناسب للمحافظة على كتمان وسرية هوية مقدم البلاغ عن أي مخالفة . ولكن في حالات معينة ، يتوجب للتعامل مع أي بلاغ أن يتم الكشف عن هوية مقدم البلاغ ، ومنها على سبيل المثال ضرورة كشف الهوية أمام أي محكمة مختصة . كذلك يتوجب على مقدم البلاغ المحافظة على سرية البلاغ المقدم من قبله وعدم كشفه لأي موظف أو شخص آخر .ويتوجب عليه أيضاً عدم إجراء أية تحقيقات بنفسه حول البلاغ . كما تضمن السياسة عدم إيذاء مقدم البلاغ بسبب الإبلاغ عن المخالفات وفق هذه السياسة .

5- إجراءات الإبلاغ عن المخالفة

• يفضل الإبلاغ عن المخالفة بصورة مبكرة حتى يسهل اتخاذ الإجراء المناسب في حينه .
• على الرغم من أنه لا يطلب من مقدم البلاغ إثبات صحة البلاغ ، إلا انه يجب أن يكون قادرا على إثبات أنه قدم البلاغ بحسن نية .
• يتم تقديم البلاغ خطيا ( وفق النموذج المرفق ) عن طريق
العنوان البريدي : ص . ب 100 الدليمية الرمز البريدي 51992
البريد الالكتروني : albrdlu100@gmail.com

6- معالجة البلاغ

يعتمد الإجراء المتخذ بخصوص الإبلاغ عن أي مخالفة وفق هذه السياسة على طبيعة المخالفة ذاتها . إذ قد يتطلب ذلك إجراء مراجعة غير رسمية أو تدقيق داخلي أو تحقيق رسمي ويتم إتباع الخطوات التالية في معالجة أي بلاغ :
• يقوم رئيس لجنة العلاقات العامة عند استلام البلاغات باطلاع رئيس مجلس الإدارة والمسئول التنفيذي للجمعية ( إذا لم يكن البلاغ موجها ضد الأخير ) على مضمون البلاغ خلال أسبوع من استلام البلاغ .
• يتم إجراء مراجعة أولية لتحديد ما إذا كان يتوجب إجراء تحقيق والشكل الذي يجب أن يتخذه ويمكن حل بعض البلاغات بدون الحاجة لإجراء تحقيق .
• يتم تزويد مقدم البلاغ خلال 10 أيام بإشعار استلام البلاغ ورقم هاتف للتواصل .
• إذا تبين أن البلاغ غير مبرر فلن يتم إجراء أي تحقيق إضافي ويكون هذا القرار نهائيا وغير قابل لإعادة النظر ما لم يتم تقديم إثباتات إضافية بخصوص البلاغ .
• إذا تبين أن البلاغ يستند إلى معطيات معقولة ومبررة يتم إحالة البلاغ إلى المدير التنفيذي للتحقيق في البلاغ وإصدار التوصية المناسبة .
• يجب على المدير التنفيذي الانتهاء من التحقيق في البلاغ وإصدار التوصية خلال عشرة أيام عمل من تاريخ إحالة البلاغ .
• ترفع لجنة العلاقات العامة توصياتها إلى رئيس المجلس للمصادقة والاعتماد .
• يتم تحديد الإجراءات التأديبية المترتبة على المخالفة وفق السياسة التأديبية وقانون العمل الساري المفعول .
• متى كان ذلك ممكنا تزويد مقدم البلاغ بمعطيات عن أي تحقيق يتم إجراؤه ومع ذلك لا يجوز إعلام مقدم البلاغ بأي إجراءات تأديبية أو غيرها مما قد يترتب عليه إخلال الجمعية بالتزامات السرية تجاه شخص آخر .
• تلتزم الجمعية بالتعامل مع الإبلاغ عن أي مخالفة بطريقة عادلة ومناسبة ، ولكنها لا تضمن أن تنسجم طريقة معالجة البلاغ مع رغبات مقدم البلاغ .

ملحق : نموذج إبلاغ عن مخالفة
معلومات مقدم البلاغ ( يمكن عدم تعبئة هذا الجزء إذا لم يرغب مقدم البلاغ بكشف هويته )
الاسم
الدور الوظيفي
الإدارة
رقم الهاتف
البريد الالكتروني
معلومات صندوق البريد
معلومات مرتكب المخالفة
الاسم
الدور الوظيفي
الإدارة
رقم الهاتف
البريد الالكتروني
معلومات الشهود ( إن وجدوا وبالإمكان إرفاق ورقة إضافية في حالة وجود أكثر من شاهد )

اعتماد سياسة الإبلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات

تم اعتماد سياسة الإبلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات بقرار مجلس الإدارة في اجتماعه الرابع لعام 2017 وتاريخ 03/07/2017 على أن يتم سير العمل بها إلى أن تطرأ أي تعديلات أخرى عليها وأن يتم إبلاغ الجمعية العمومية في اجتماعها القادمة بذلك للتصديق عليها.

رئيس مجلس إدارة الجمعية

بندر عبدالله الحربي

جميع الحقوق محفوظه جمعية البر الخيرية بالدليمية 2018 , تصميم واستضافة مؤسسة الابداع الرقمي